Uma vez estabelecidos os objetivos e as estratégias da
organização, a próxima etapa do processo de administração consiste em reunir e
organizar os recursos humanos e materiais da empresa para alcançar tais
objetivos. A organização é uma das mais complexas funções administrativas, já
que diz respeito a decisões cujos alcance e consequências são difíceis de
antecipar.
Para
isso, é importante compreender e definir os principais conceitos que se fazer
presentes no processo de organização, assim como apresentar suas
características.
- Fundamentos da organização
As
organizações possibilitam o alcance de objetivos complexos, criando condições
para superar os limites da ação individual. Mesmo que organizar e administrar
possa ser considerado práticas humanas seculares, a administração, como
disciplina acadêmica, procura definir as principais funções administrativas –
planejamento, organização, direção e controle – devem ser vistas como esforços
interligados dessa racionalização do processo de trabalho em organizações.
O caso
introdutório mostra que decisões acerca da função de organização são
fundamentais para o desempenho organizacional. No caso da Parmalat, o
crescimento da empresa não foi acompanhado pelas mudanças adequadas nas
estruturas organizacionais. De fato, decisões sobre os critérios de
departamentalização, grau de centralização, coordenação e desenho estrutural
são algumas das questões presentes na função da organização.
- Organização
É
importante distinguir o conceito de organização como entidade social e como
função da administração. Apesar de distintos, esses dois sentidos da palavra
organização estão inter-relacionados. As organizações fazem uso da função
organização para alcançar seus objetivos de forma eficaz e eficiente.
O objetivo
final da função de organizar é a criação de condições para que os objetivos
estratégicos possam ser alcançados. Pelo planejamento se define o que fazer,
enquanto a organização estabelece como fazer. Para Fayol, organizar é
constituir duplo organismo, material e social, da empresa. Ou seja, organizar é
dispor um conjunto de recursos humanos e materiais em uma estrutura, isto é, em
dada ordem.
De forma
mais abrangente, pode-se definir organização como a função da administração que
distribui tarefas e recursos pelo membros da empresa, que determina quem tem
autoridade sobre quem, e quando e onde se devem tomar decisões. Em outras
palavras, a organização é a etapa do processo de administração que agrupa e
estrutura os recursos organizacionais e estabelece os mecanismos de comunicação
e coordenação entre seus membros de forma a permitir que se alcancem os
objetivos estabelecidos de modo eficiente.
- O processo de organização
Tal como
as demais funções da administração, organizar é um processo de tomada de
decisões. Nesse sentido, organizar é o processo de dividir, integrar e
coordenar as atividades e os recursos organizacionais de forma a alcançar as
metas definidas.
A
divisão do trabalho é um dos pressupostos básicos da existência das
organizações, uma vez que possibilita sinergia na cooperação eficiente dos
membros organizacionais na busca dos objetivos mais ambiciosos dentre aqueles
possíveis de serem alcançados pela ação individual.
A
integração é uma consequência direta da divisão de trabalho e refere-se ao
agrupamento e associação das tarefas, atividades e recursos organizacionais em
unidades de trabalho a fim de permitir melhor coordenação.
Por fim,
a coordenação corresponde a utilização de mecanismos que buscam a colaboração
entre os vários departamentos, a fim de alcançar os objetivos globais da
organização.
As
decisões relativas ao processo de organizar não seguem, necessariamente, uma
ordem sequencial. Os administradores já se encontram inseridos em estruturas
organizacionais preestabelecidas, que devem ser continuamente redesenhadas para
implementar novas estratégias organizacionais e fazer frente às mudanças
ambientais.
- Estrutura organizacional
A
estrutura organizacional é o resultado final do processo de organização.
Refere-se ao modo como as atividades de uma organização são ordenadas para
possibilitar o alcance dos objetivos. Essa estrutura especifica os papéis, as
relações e os procedimentos organizacionais que possibilitam uma ação
coordenada de seus membros. Suas funções básicas são:
- 1 Possibilitar
ais membros organizacionais a execução de uma variedade de atividades de acordo
com os critérios de divisão de trabalho que definem a especialização, a
padronização e a departamentalização de tarefas e funções;
- 2 Proporcionar
aos membros organizacionais a coordenação das atividades por meio de mecanismos
integradores como supervisão hierárquica, regras e procedimentos formais,
treinamento e socialização;
- 3 Definir
as fronteiras da organização e suas interfaces com o ambiente e outras
organizações com as quais interage.
As estruturas organizacionais basicamente tentam
minimizar ou controlar a influência das variações individuais sobre a
organização, bem como minimizar as consequências indesejáveis da divisão do
trabalho.
- Organograma
Os elementos que definem a estrutura organizacional são
muito complexos e difíceis de serem transmitidos aos membros internos da
organização, assim como a seu público externo. Por esse motivo, os
administradores fazem uso de uma forma visual de representação da estrutura
organizacional: o organograma.
Representação gráfica da estrutura de uma organização, o
organograma mostra as funções, os departamentos e os cargos da organização,
especificando também como eles se relacionam. Cada retângulo de um organograma
representa a forma de dividir o trabalho e os critérios de departamentalização
usados pela organização. Esses retângulos são dispostos em níveis que
representam a hierarquia da organização. As linhas que ligam os retângulos
referem-se a distribuição de autoridade ou a cadeia de comando, indicando quem
está subordinado a quem.
Os organogramas são instrumentos uteis de comunicação da
estrutura organizacional, mas não conseguem representa-la totalmente. Podem das
a entender que todos os administradores que se encontram no mesmo nível tem a
mesma autoridade e responsabilidade, e isso nem sempre é verdade.
- A organização e os níveis organizacionais
A organização é uma função da administração presente em
todos os níveis organizacionais. Ou seja, a esfera de ação de todos os
administradores é delimitada pela estrutura organizacional. Por outro lado,
todos os administradores, independentemente de sua posição hierárquica, tem o
dever de estruturar e organizar as tarefas no âmbito de sua esfera de
responsabilidade.
Como mostra a figura abaixo, os administradores de topo
definem o desenho estrutural da organização como um todo; os gerentes de nível
tático estruturam e organizam os departamentos pelos quais são responsáveis; e
os administradores operacionais definem o desenho dos cargos e as tarefas de
cada atividade organizacional. Como já dissemos, todos buscam estruturas as
diferentes atividades de forma a alcançar os objetivos da organização da forma
mais eficiente possível.
- Elementos do processo de organização
Os conceitos e princípios básicos do processo de
organização foram formulados no início do século XX por autores como Fayol e
Weber. Muitos desses princípios ainda oferecem contribuições importantes para o
entendimento do processo de organização. Alguns desses princípios estão
presentes no processo de organização e envolvem a tomada de decisão de acordo
com seis elementos:
- 1) Definição
do grau desejável de especialização do trabalho que permita ganhos de
eficiência;
- 2) Definição
da cadeia de comando, que distribui a autoridade e a responsabilidade pelos
membros organizacionais;
- 3) Definição
da amplitude de controle ideal, ou seja, do número de subordinados sob a
responsabilidade de cada administrador;
- 4) Definição
dos critérios de departamentalização para agrupar as tarefas em unidades;
- 5) Definição
do grau desejável de centralização do processo de tomada de decisão;
- 6) Definição
do grau desejável de formalização das funções e tarefas organizacionais.
- Especialização do trabalho
A especialização influencia o aumento da produtividade,
porque permite superar os limites da ação individual, simplificando as tarefas
a serem desempenhadas por um único indivíduo e criando condições para que ele
possa escolher as tarefas de acordo com sua capacidade, aptidão e interesses.
As organizações diferem quanto ao grau de especialização
de suas tarefas. Algumas optam por dividir minuciosamente as tarefas de modo
que qualquer membro organizacional – com algum grau de treinamento – possa
desempenha-las, como é o caso da linha de montagem.
A cadeia de comando especifica que a autoridade deve
passar do topo até o último elemento da hierarquia organizacional por uma linha
clara e ininterrupta, identificando quem deve responder a quem. Dessa forma, as
decisões relativas a cadeia de comando da estrutura organizacional dizem
respeito a distribuição de autoridade e pessoas ou unidades de trabalho na
organização.
O conceito de amplitude de controle decorre da
distribuição de autoridade e responsabilidade e mede o número de pessoas
subordinadas a um administrador. Quando o administrador tem muitos
subordinados, sua amplitude de controle é grande. Ao contrário, quando o
administrador tem poucos subordinados, sua amplitude de controle é pequena.
A definição da amplitude de controle ideal, ou seja, o
número máximo de subordinados que um gestor pode controlar de modo eficaz e
eficientemente, é uma importante decisão do processo de organização, pois assim
pode-se determinar o número de níveis hierárquicos e de administradores de uma
organização.
O departamento refere-se a uma unidade de trabalho que
agrega um conjunto de tarefas semelhantes ou coerentes entre si sob a direção
de um administrador. O departamento é uma designação genérica, uma vez que
esses grupos de trabalho podem também ser denominados unidades, setores,
gerências, diretorias, divisões, áreas de negócio etc.
A departamentalização permite simplificar o trabalho do
administrador, aumentando a eficácia e a eficiência da administração.
Os critérios usados para departamentalizar devem refletir
o agrupamento que melhor contribui para o alcance dos objetivos
organizacionais. Os tipos de departamentalização mais frequentes são estes:
1) Departamentalização
funcional
2) Departamentalização
por produto
3) Departamentalização geográfica
- Centralização e descentralização
Centralização significa que a autoridade, para tomar
decisões, está centrada no topo da organização, enfatizando assim a cadeia de
comando. Por outro lado, descentralização significa que a autoridade, para
tomar decisões, é distribuída pelos níveis inferiores da organização.
O grau de centralização ou descentralização refere-se ao
nível hierárquico no qual são tomadas as decisões.
As decisões acerca do grau de centralização ou
descentralização dependem de um conjunto de fatores:
- Tamanho da organização.
- Ambiente externo onde ela está inserida.
- Características internas da organização.
Um conceito relacionado com a descentralização é a
delegação, que é o processo usado para transferir autoridade e responsabilidade
para os membros organizacionais em níveis hierárquicos inferiores.
- Formalização
As normas e os procedimentos utilizados pela organização
para lidar com as contingencias ambientais definem seu grau de formalização. Em
uma organização, a formalização materializa-se na quantidade de manuais, nas
comunicações internas, nos códigos de conduta, na padronização de processos de
trabalhos e no pouco espaço aberto para a comunicação oral. Horários fixos de
trabalho, controle da hora de entrada e saída do local de trabalho, uso
excessivo de relatórios, aplicação de penalidades formais, linha de produção em
que uma peça passa sempre na mesma direção são apenas alguns exemplos de
formalização.
Em outras palavras, a formalização é uma dimensão que se
refere ao grau de controle da organização sobre o indivíduo. Ela reduz a
capacidade de decisão e autonomia dos membros organizacionais, especificando a
forma e os limites de atuação no lugar de trabalho e definindo, em algum grau,
seu comportamento.
- Poder e estrutura organizacional
As estruturas organizacionais tem como proposito
controlar as atividades da empresa e são impostas para que os indivíduos se
conformem as exigências da organização. Assim, a base da estrutura
organizacional reside no exercício do poder.
- Tipos de autoridade na organização
A autoridade é uma forma de poder e um conceito
estreitamente relacionado com a estrutura organizacional.
A autoridade de
linha é aquela típica dos gestores diretamente responsáveis, em toda a
cadeia de comando, por alcançar os objetivos da organização. À medida que a
organização cresce, alguns cargos e departamentos são acrescentados para apoiar
os membros ou departamentos de linha ao executarem suas funções. A autoridade
dos departamentos, grupos ou indivíduos que apoiam os gestores de linha, com
aconselhamento e assistência em área especificas, é denominada autoridade de assessoria.
- Tipos e fontes do poder
A autoridade não é a única manifestação do poder nas
organizações. O conceito de poder é mais abrangente que o conceito de
autoridade, visto que pessoas sem nenhuma autoridade tem, as vezes, muito poder
na organização. Quem tem autoridade tem poder, porém, nem todo poder deriva da
autoridade.
Com base nessa definição clássica, é possível destacar
diferentes tipos de poder. O que distingue um tipo de poder do outro é a
relação de dependência entre o detentor do poder e os possíveis receptores do
poder:
- ·
Poder coercitivo: deriva da percepção do receptor
sobre a capacidade do detentor de poder punir ou recomendar sanções. Quando isso
acontece, as pessoas podem modificar seu comportamento por receio de serem
castigadas.
- ·
Poder de recompensa: variante positiva do
poder coercitivo, já que resulta da capacidade de recompensar os outros,
influenciando o comportamentos destes pelo controle de sistema de retribuição
(por exemplo, salários, bônus).
- ·
Poder legitimo: decorrente da posição hierárquica
detida, ou seja, da posse de autoridade formal. É o caso do poder detido por
membros organizacionais em níveis hierárquicos superiores.
- ·
Poder referente (ou carismático): associado a
uma imagem altamente favorável, o que faz com que os outros acreditem e admirem
suas ideias (por exemplo, lideres, heróis militares).
- ·
Poder de competência: resulta de competências,
conhecimentos e aptidões distintivas. A relação entre consultor e ‘cliente’
organizacional deriva da percepção de que o primeiro tem competências necessárias
que podem ajudá-lo a superar os problemas organizacionais.
- Espaços e formas de manifestação de poder
Para a maioria dos estudiosos organizacionais, o sistema
legitimo da autoridade é tido como aceito e não problemático. No entanto, eles também
reconhecem que outros recursos de poder – por vezes ilegítimos – são usados nas
organizações. A seguir, apresentaremos algumas perspectivas contemporâneas
sobre o papel do poder no contexto organizacional.
·
A estrutura informal das organizações.
Geralmente, a estrutura informal refere-se as relações interpessoais na
organização que afetam as decisões internas, mas que nem sempre são reconhecidas
ou representadas no organograma. Por exemplo, o poder de secretárias ou
assistentes no acesso ao executivos de uma empresa não pode ser ignorado por
quem trabalha na organização, mesmo que não encontre a representação formal no
organograma.
·
A estrutura política das organizações. Uma
vez que os membros organizacionais tem interesses e agendas divergentes e, por
vezes, conflitantes, é impossível ignorar a natureza política das organizações.
Política pode ser definida como o processo de mobilizar poder em determinado
contexto, seja este público ou organizacional. Em muitas situações, a política
pode se sobrepor aos canais formais de autoridade e poder. Para ser eficaz, o
administrador deve mapear os principais atores políticos na organização, de
forma a avaliar seu poder e o das pessoas com quem interage.
·
A ilegitimidade da autoridade formal. Marx,
argumentava que os interesses de classe, derivados das relações concernentes a
propriedade e ao controle dos meio de produção, determinavam as estruturas
organizacionais. Por outro lado, Weber, como responsável pela definição de
autoridade, reconhecia que as organizações já incorporavam uma estrutura de
dominação em seu funcionamento. Autoridade, estrutura, ideologia, cultura e técnica
estão saturadas e imbuídas de poder, mesmo que a literatura gerencial considere
a face oculta do poder da estrutura formal da organização como algo aceito e
legitimo.
·
A legitimidade do poder. As
perspectivas contemporâneas de poder não o tratam apenas como um recurso
conveniente, manipulável e fácil de definir, em uma estrutura formal ou
informal da organização. Ao contrário, enfatizam que todos os atores
organizacionais operam no âmbito de uma estrutura de dominação – uma rede de
relações de poder – que amarra e limita as opções de ação tanto para dominados
quanto para dominadores.
- Desenho estrutural das organizações
O desenho estrutural de uma organização consiste num
conjunto de decisões sobre os elementos estruturais analisados anteriormente
com o propósito de definir uma estrutura adequada à estratégia e ambiente da
organização.
As estruturas organizacionais refletem diferentes usos da
cadeia de comando na departamentalização.
Além dos departamentos, nas estruturas organizacionais
são definidos os canais por onde fluem a autoridade e a comunicação.
A estrutura funcional é resultado do critério de
departamentalização mais logico e intuitivo, já que se refere a agregação de
tarefas de acordo com a função organizacional – marketing, finanças, recursos humanos,
operações, entre outros. Dessa forma, trata-se de um critério de agrupamento
baseado na similaridade das tarefas, habilidades, uso de recursos e
conhecimentos necessários para o desempenho de cada função.
Quando as empresas começam a diversificar os produtos, as
tecnologias e os mercados em que estão presentes, torna-se necessária a criação
de departamentos (divisões) capazes de lidar com esse novo contexto. Surge assim
a estrutura divisional, que agrega as tarefas em diferentes unidade semiautônomas
segundo o objetivo para o qual concorrem: produtos, mercados ou clientes.
A estrutura matricial apresenta-se como um modelo hibrido
que procura conjugar as vantagens da estrutura funcional com o melhor da
estrutura divisional. Em uma lógica funcional e vertical, a estrutura matricial
agrega os especialistas em cada área funcional, permitindo extrair o máximo da divisão
do trabalho. Em uma lógica divisional e horizontal, pode alcançar, nos aspectos
críticos do negócio, uma coordenação orientada para os objetivos globais da
organização e melhor adaptação ao ambiente.
Em uma estrutura em rede, a divisão do trabalho pode ser
visualizada em termos de conhecimento, em que os trabalhadores ou os
departamentos organizacionais são definidos pela expertise que oferecem para a
organização. A fim de superar os limites da divisão de trabalho e fortalecer a
coordenação, a estrutura em rede faz uso de equipes multifuncionais, que podem
ser permanentes ou temporárias. Por exemplo, equipes autônomas de trabalho, que
se agrupam em trono de linhas de produção e montagem, podem ter uma natureza
mais permanente, enquanto equipes de desenvolvimento de novos produtos duram até
que tal produto seja lançado no mercado. O ponto comum é que as equipes reúnem vários
tipos de trabalhadores que contribuem com conhecimentos diversificados e operam
sob escassa supervisão.
- Modelos organizacionais
O modelo organizacional é uma forma genérica estrutural
que pode ser assumida por uma organização. Esse modelo depende das características
internas da organização e do contexto no qual opera.
O modelo
mecanicista é o mais próximo do tipo ideal burocrático de Weber e
caracteriza o tipo de organização em que predominam tarefas de natureza
rotineira. Essa rotina e previsibilidade fazem com que as organizações procurem
imitar o funcionamentos padronizado de uma máquina. O foco está na hierarquia e
no uso da cadeia de comando, em detrimento de comunicações laterais e mais espontâneas.
Nesse contexto, as pessoas tem pouca autonomia, e as relações interpessoais
tendem a ser formais.
Ao contrário, o
modelo orgânico é característico de organizações ágeis e leves, capazes de
responder de forma rápida e criativa aos desafios ambientais. Em vez de uma máquina,
essas organizações procuram imitar um organismo vivo, mais flexível e dinâmico
em sua capacidade de resposta e adaptação. Esse tipo de organização prioriza e
incentiva o conhecimento e as competências de seus funcionários, dando espaço
para a manifestação de iniciativas e para a criatividade individual.
·
Características estruturais dos modelos
mecanicista e orgânico:
- Condicionantes da estrutura organizacional
SOBRAL, Filipe. Administração:
teoria e pratica no contexto brasileiro. Prentice Hall – 2 ed. 2013.
